Трудовые книжки: что нового?
Правительством РФ 24 июля 2021 г. издано постановление №1250 “Об отдельных вопросах, связанных с трудовыми книжками, и признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации и положений некоторых актов Правительства Российской Федерации”.
В соответствии с пунктом 3 постановления №1250 трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1 января 2023 г., при этом имеющиеся у работодателей бланки трудовых книжек и бланки вкладышей в них старого образца действительны и могут использоваться без ограничения срока.
Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней, если работа у данного работодателя является для работника основной.
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
В соответствии со ст. 66.1 ТК РФ работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника (далее — сведения о трудовой деятельности) и представляет ее в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах ПФР.
В сведения о трудовой деятельности включаются информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора, другая предусмотренная настоящим Кодексом, иным федеральным законом информация.
В случаях, установленных настоящим Кодексом, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен ее. Сведения о трудовой деятельности могут использоваться также для исчисления трудового стажа работника, внесения записей в его трудовую книжку (в случаях, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом на работника ведется трудовая книжка) и осуществления других целей в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами РФ.
Лицо, имеющее стаж работы по трудовому договору, может получать сведения о трудовой деятельности:
— у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя) на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя);
— в МФЦ на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
— в ПФР на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
— с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Работодатель обязан предоставить работнику (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом на работника ведется трудовая книжка) сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя), поданном в письменной форме или направленном в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя:
— в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
— при увольнении в день прекращения трудового договора.
В случае выявления работником неверной или неполной информации в сведениях о трудовой деятельности, представленных работодателем для хранения в информационных ресурсах ПФР, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их в порядке, установленном законодательством РФ об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах ПФР.
Записи о профессиональной служебной деятельности в виде государственной (муниципальной) службы, военной службы и государственной службы иных видов вносятся в трудовую книжку по месту прохождения службы с учетом положений соответствующих федеральных законов, иных нормативных правовых актов, устанавливающих порядок прохождения государственной службы.
Сведения о трудовой деятельности отдельных категорий зарегистрированных лиц, определенных приказом Минтруда России от 24.08.2020 №533н, а также лиц, осуществляющих военную службу и государственную службу иных видов, за исключением сведений, составляющих государственную тайну, вносятся при увольнении со службы, если ведение (выдача) трудовых книжек предусмотрено федеральными законами, регулирующими прохождение соответствующего вида государственной службы
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это сведения о трудовой деятельности работника, которые в цифровом виде хранит ПФР.
О приеме, увольнении, переводе каждого работника работодатель обязан сообщать фонду по форме СЗВ-ТД (ст. 66.1 ТК РФ, ст. 11 Закона №27-ФЗ).
Работник может в любое время отказаться от бумажной трудовой книжки и подать работодателю заявление о переходе на ЭТК (ст. 2 Закона №439-ФЗ).
Приказом Минтруда России от 19.05.2021 №320н утверждены новая форма трудовой книжки, Порядок ее ведения и хранении.
В соответствии с п. 34 Порядка №320н по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), за исключением случаев, когда трудовая книжка на работника не ведется.
Как и ранее, все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, о награждениях, предусмотренных Порядком №320н, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) или иного решения работодателя не позднее 5 рабочих дней, а об увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения)
Работодатель обязан в указанный срок выдать трудовую книжку в случае подачи работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности и это сделать не позднее 3 рабочих дней со дня подачи такого заявления. В случае, если указанное заявление подано работником менее чем за 3 рабочих дня до его увольнения, трудовая книжка выдается работнику не позднее дня увольнения.
При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись, которая заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (кадровой службы) (при наличии печатей) (п. 35 Порядка №320н)
Внесение работодателем по желанию дистанционного работника сведений о его трудовой деятельности в трудовую книжку при условии ее представления работником, в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением. Исключение — случаи, когда в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется (п. 2 Порядка №320н), а также Регламентация по оформлению записей. По общим правилам записи в трудовой книжке должны вестись аккуратно, световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать “пр.” вместо “приказ”. При этом разрешено вносить записи полностью или частично с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати) (п. 3 Порядка N 320н).
Записи в трудовую книжку о причинах увольнения (прекращения трудового договора) вносятся в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона в следующем порядке (п. 15 Порядка №320н).
При расторжении трудового договора по инициативе работника по основаниям, предусмотренным законодательством РФ, с которыми связано предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (расторжении договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих оснований.
При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (расторжении договора) со ссылкой на соответствующий подпункт, пункт ч. 1 ст. 81 ТК РФ либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством РФ (п. 18 Порядка №320н).
При прекращении трудовых отношений по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях расторжения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ч. 1 ст. 83 ТК РФ (п. 19 Порядка №320н).
Как и ранее, на работодателя возложена обязанность организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним. Он должен назначить уполномоченное лицо, ответственное за данную работу (п. 42 Порядка №320н)
В книге (журнале) указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера. Работодатель должен фиксировать сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, с указанием серии и номера каждого бланка.
Обозначенные книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя учреждения, печатью организации (при наличии).
Новым является указание о том, что работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек (п. 40 Порядка №320н).
Елена Круглова,
главный государственный инспектор труда